Cosa permette di fare la funzione stampa unione di Word?

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Opinione scritta da: Redazione 19:24:34 18-02-2011

La stampa unione è un’utilissima funzionalità di Word che consente di creare in automatico delle lettere personalizzate, attraverso l’unione di una lettera con il contenuto standard e una lista di contatti (detta lista di distribuzione). La lettera contiene gli elementi standard che devono essere comuni a tutte le lettere, mentre la lista dei contatti contiene i dati dei destinatari che devono essere inseriti in testa ad ogni singola lettera.
Per avviare un processo di stampa unione occorre creare un file word e, dopo averlo salvato con un nome a piacere, bisogna accedere al menu “Strumenti” e qui selezionare la voce “Lettere e indirizzi” e quindi “Creazione guidata stampa unione” (o anche solo “Stampa unione”). Nel Riquadro attività che appare sulla destra si apre la procedura guidata per la stampa unione. Nel primo passaggio viene chiesto il tipo di documento che si vuole realizzare: lettere, buste, etichette, elenco e messaggi di posta elettronica.
Vediamo come creare lettere personalizzate. Dopo aver scelto la voce “lettere” nella lista sopra citata, scegliere “successivo”. Qui viene chiesto di selezionare il documento di partenza, cioè quello contenente gli elementi comuni. Nel passaggio successivo, viene chiesto se la lista di distribuzione è già esistente nel computer (anche sotto forma di documento Excel o Access), o se si preferisce crearne una nuova. Nel caso la lista sia già esistente, viene chiesto di selezionarla; nel caso, invece, se ne voglia creare una nuova, nel passaggio successivo appare una tabella nelle cui caselle occorre inserire i dati dei destinatari, dal titolo all’indirizzo dettagliato. La lista viene salvata in un ulteriore finestra in cui è possibile ordinare o modificare i dati dei destinatari. A questo punto, posizionare il cursore all’inizio della prima riga della lettera e nel Riquadro attività cliccare su “Formula di apertura”, dove è possibile scegliere tra diversi elementi (ad esempio Gentile Sig., Egregio Sig.). All’inizio della lettera appare la scritta <> che verrà sostituita in stampa con i dati dei destinatari. Nel passaggio successivo, è possibile visualizzare l’anteprima di tutte le lettere personalizzate sfogliandole tramite i pulsanti a doppia freccia che si trovano a sinistra e a destra della scritta “Destinatario”. In questo passaggio è possibile fare eventualmente le ultime modifiche e successivamente non resta che cliccare su “Stampa” e ottenere in pochi minuti le lettere personalizzate.
Come già detto, nel primo passaggio è possibile scegliere il tipo di documento da realizzare. Vediamo quindi ora come creare le etichette con gli indirizzi dei destinatari, da incollare sulle buste. Dopo aver scelto la voce “etichette”, nel secondo passaggio è possibile scegliere il tipo di etichetta e la sua disposizione nella pagina. Nei passaggi successivi viene prima scelta o creata la lista di distribuzione e poi cliccando sulla voce “Blocco di indirizzi” e in seguito su “Corrispondenza campi” si ha la certezza che tutti i dati dell”indirizzo vengano inclusi nella stampa. Il resto della procedura non presenta differenze significative rispetto alla creazione delle lettere personalizzate già descritta sopra.

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Giudizio positivo Vantaggi: è possibile scegliere il tipo di documento da realizzare , La stampa unione è un'utilissima funzionalità di Word che consente di creare in automatico delle lettere personalizzate

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Tag: computer programmi pc word

Categoria: Computer e Internet

 

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